Rollen en rechten

Iedereen in je organisatie heeft een rol. De rol bepaalt wat iemand mag. Per werkruimte en per kolom kun je daarna nog strenger zijn.

De drie standaardrollen

• Beheerder: mag alles, ook Beheer. Dat staat vast, zodat er altijd iemand alles kan herstellen.
• Lid: werkt gewoon mee op boards. Standaard mag een lid alles behalve leden uitnodigen. Een beheerder kan dat aanpassen.
• Kijker: leest alles en wijzigt alleen zijn eigen profiel en meldingen. Alleen Exporteren naar CSV is voor een kijker in te stellen.

Wie de beheerders zijn, zie je in het profielmenu onder Organisatie. Daar kun je terecht voor rechten en uitnodigingen.

Rechten van leden instellen

1. Klik rechtsboven op je avatar en kies Beheer.
2. Open Rechten.
3. Kies links de rol Lid.
4. Zet rechten aan of uit. Een wijziging geldt meteen.

De rechten staan in groepen: Account, Boards, Items, Automatiseringen, Dashboards en Communicatie. Bij elk recht staat een regel uitleg. Voorbeelden zijn Leden uitnodigen, Alle boards verwijderen en archiveren en Automatiseringen maken en wijzigen.

Een eigen rol maken

Past geen van de standaardrollen? Maak dan een aangepaste rol.

1. Ga naar Beheer › Rechten en kies Nieuwe rol.
2. Geef de rol een naam en kies bij Erft van: Beheerder, Lid of Kijker.
3. Klik op Rol maken.
4. Zet de rechten van de nieuwe rol aan of uit.
5. Geef de rol aan iemand in Beheer › Personen.

Een aangepaste rol begint met de rechten van de rol waarvan hij erft. Hij kan alleen minder, nooit meer. Wat die rol niet mag, staat grijs.

Erft een rol van Beheerder, dan krijg je een beperkte beheerder. Die heeft de gewone rechten en per onderdeel van Beheer een vinkje, zoals Audit bekijken of Afdelingen. Rollen en rechten wijzigen blijft van de beheerder.

Een rol kun je hernoemen, dupliceren en verwijderen. Verwijder je een rol, dan zie je hoeveel mensen hem hebben en welke rol ze daarna krijgen.

Rechten per werkruimte

Een werkruimte is standaard open: iedereen in de organisatie kan erin. Maak je hem Besloten, dan zien alleen de leden en de beheerders de werkruimte en alles erin.

1. Klik in de zijbalk op de naam van de werkruimte.
2. Open het tabblad Rechten.
3. Kies Open of Besloten en beheer de leden.
4. Onder Standaardrollen in de werkruimte stel je per recht in wat een Eigenaar, Lid en Niet-lid mag. Klik op Opslaan.

De rol in de organisatie wint altijd. Een kijker blijft kijker, ook als hij eigenaar is van een werkruimte. Alleen een eigenaar van de werkruimte of een beheerder kan dit wijzigen. Hoe je mensen toevoegt, lees je in Leden uitnodigen.

Kolommen vergrendelen of verbergen

Je kunt per kolom bepalen wie hem mag wijzigen of zien. Open het kolommenu en kies Instellingen. Onder Rechten staan:

• Wijzigen beperken: de rest ziet de cellen wel, maar kan ze niet aanpassen.
• Zien beperken: de rest ziet de kolom nergens, ook niet in filters, zoeken, exports of dashboards.
• Labels beheren beperken (bij status en keuzelijsten): iedereen kiest nog een bestaand label, maar alleen wie jij kiest maakt of wijzigt labels.

Kies per regel Iedereen (geen beperking), Alleen beheerders of Alleen wie ik kies: personen en afdelingen. Beheerders mogen het altijd, en jij komt er automatisch bij. Automatiseringen blijven een vergrendelde kolom gewoon invullen. Meer over kolommen lees je in Kolommen.