Je mailaccount koppelen

Een automatisering of workflow kan een e-mail versturen. Die mail gaat via een mailaccount dat je zelf koppelt. Zo komt de mail van jullie eigen adres, en komen antwoorden in jullie eigen mailbox. Zolang er geen koppeling is, blijven de mails in de Outbox wachten.

Een koppeling toevoegen

Je koppelt een gewoon mailaccount met de gegevens van je mailserver (SMTP).

1. Ga in de zijbalk naar Workflows en open het tabblad Koppelingen.
2. Klik op Koppeling toevoegen.
3. Kies bij Dienst je provider. Voor Strato, TransIP, Hostnet, Outlook.com / Microsoft 365 en Gmail / Google Workspace staan de server en de poort al ingevuld. Staat jouw provider er niet bij, kies dan Andere dienst en vul de Server, de Poort en de Versleuteling zelf in.
4. Vul het E-mailadres (afzender), de Afzendernaam, de Gebruikersnaam (meestal je e-mailadres) en het Wachtwoord in.
5. Klik op Opslaan en testmail sturen.

Qyveno stuurt dan eerst een testmail naar jouw eigen adres. Pas als die aankomt, staat de koppeling in de lijst. Lukt het niet, dan blijft het venster open met de reden erbij en wordt er niets opgeslagen. Je past de gegevens aan en probeert het opnieuw.

Gmail en Outlook: een app-wachtwoord

Gmail en Microsoft 365 laten je gewone wachtwoord hier meestal niet toe. Dan heb je een app-wachtwoord nodig.

• Gmail: zet tweestapsverificatie aan in je Google-account en maak bij Beveiliging › App-wachtwoorden een wachtwoord voor "Qyveno". Plak die 16 letters bij Wachtwoord. Wil Google een app-wachtwoord en gebruik je je gewone wachtwoord, dan zegt de app dat bij de testmail.
• Outlook.com en Microsoft 365: maak een app-wachtwoord bij Beveiliging in je Microsoft-account. Bij Microsoft 365 moet SMTP ook voor je mailbox aan staan. Staat dat uit, dan meldt de app dat Microsoft geen inloggen met een wachtwoord toelaat. Vraag je IT-beheerder dan om "Geverifieerde SMTP" voor je mailbox aan te zetten.

Inloggen met je Microsoft- of Google-account zelf kan nog niet. Die keuzes staan in het venster als Binnenkort.

Een koppeling gebruiken

In de e-mailactie van een automatisering of workflow kies je bij Versturen via welke koppeling de mail verstuurt. Kies je niets, dan gaat de mail via de standaardkoppeling van de organisatie.

• Je kunt je eigen koppelingen kiezen en koppelingen die met de organisatie gedeeld zijn.
• Een beheerder kan bij een koppeling via ⋯ kiezen voor Delen met de organisatie en Standaard maken. Een teammailbox als info@ is zo voor iedereen bruikbaar.
• Is er geen koppeling en geen standaard, dan zie je dat in de regel. De mails wachten dan in de Outbox.

Een koppeling toevoegen kan als je automatiseringen of workflows mag maken. Een kijker kan het niet.

Grenzen

• Per organisatie gaan er hooguit 500 mails per dag de deur uit.
• Een mail heeft hooguit 50 ontvangers. Elke ontvanger krijgt een eigen mail en ziet de andere adressen niet.
• Je eigen provider kan ook een daglimiet hebben. Zegt die nee, dan zie je de reden bij de mail.

Als een koppeling niet meer werkt

Weigert de mailserver het wachtwoord, bijvoorbeeld omdat je het hebt veranderd, dan krijgt de koppeling de status Verlopen. De eigenaar van de koppeling krijgt daar een melding van onder de bel. Mails die via die koppeling gaan, wachten dan.

1. Open Workflows › Koppelingen.
2. Klik bij de koppeling op ⋯ en kies Wachtwoord wijzigen.
3. Vul het nieuwe wachtwoord in en klik op Opslaan en testmail sturen.

Komt de testmail aan, dan staat de koppeling weer op Gekoppeld en gaan de wachtende mails alsnog. Een mail die langer dan 7 dagen wacht, wordt niet meer verstuurd. Bij elke mail in de Outbox zie je de status, het account waarlangs hij ging en de reden als het misging.