Workflows

Een workflow is een automatisering met meer stappen. Je bouwt hem op een canvas: stap voor stap onder elkaar, met vertakkingen en wachtstappen. Daarna zie je bij elke run welk pad hij nam.

Workflow of automatisering?

Het is dezelfde soort regel, alleen groter. Een regel met meer dan één actie, een vertakking (als, dan, anders) of een wachtstap heet een workflow. De rest blijft een gewone automatisering.

Een workflow staat dus ook in het automatiseringencentrum, en een gewone regel kun je ook op het canvas openen. Het canvas is vooral handig als je regel lang wordt: je ziet dan de stappen en de takken naast elkaar.

De workflows openen

• Van één board: klik in de kop van het board op Workflows. Het getal erachter is het aantal workflows op dit board.
• Van de hele werkruimte: klik in de zijbalk op Workflows.

Je ziet een overzicht met per workflow de naam, Wat hij doet, of hij Actief is, de laatste run en de eigenaar. Zet Ook automatiseringen aan om ook de gewone regels te zien.

Een workflow bouwen

1. Klik op Nieuwe workflow en kies Leeg canvas of Vanuit een sjabloon.
2. Kies in het eerste blok, de trigger, eerst het Board waar de workflow voor is. Begin je vanaf een board, dan staat dat board er al.
3. Kies daarna wanneer de workflow begint, bijvoorbeeld Status verandert.
4. Klik op de + op een verbinding om een stap toe te voegen.
5. Klik op een blok om het in te vullen. Rechts opent een paneel met velden. Een sterretje betekent verplicht.
6. Klik op Klaar om op te slaan.

Met de + kies je uit deze stappen:

• Voorwaarde (Ja / Nee): de workflow splitst in een Ja-tak en een Nee-tak.
• Wacht tot …: de run wacht tot een kolom een bepaalde waarde heeft.
• Alleen als …: een voorwaarde voor de hele workflow.
• Acties: wat er moet gebeuren, zoals een status zetten of een subitem maken.

Is een blok nog niet af, dan krijgt het een rode rand en wordt er niets opgeslagen. Klik op het blok om te zien wat er mist.

Een bestaande workflow wijzig je met Edit workflow. Met de schakelaar in de kop zet je hem Actief of Uit. Via het menu ernaast kun je hem dupliceren, exporteren of verwijderen. Een kopie staat eerst uit. Verwijderen is definitief.

Runs bekijken

Klik in de kop op Run history. Rechts zie je alle runs van deze workflow, met hun status en tijd. Je kunt filteren op status en periode.

1. Klik op een run.
2. Klik op Pad bekijken. Op het canvas lichten de doorlopen blokken op. Ook zie je waar een run fout ging of nog staat te wachten.

Het tabblad Analytics laat zien hoe vaak de workflow liep, hoeveel procent er gelukt is, de gemiddelde duur, de meest voorkomende fout en hoe vaak elk blok doorlopen werd.

Een workflow zelf starten

Met Run now start je een workflow zonder op de trigger te wachten. Kies het item waarvoor hij moet lopen en klik op Starten. Staat de workflow uit, dan kun je kiezen voor Toch proberen.