De werkbalk boven je board

Onder de tabs van de views staat de werkbalk. Daarmee voeg je items toe en bepaal je wat je ziet. In een tabelview staan alle knoppen. In een Gantt-view alleen de knoppen die daar iets doen. Een formulier en de werklast hebben hun eigen balk.

Nieuw item

De knop Nieuw item zet meteen een nieuw item in de eerste groep. Heeft het board verplichte kolommen, dan vul je die eerst in een klein venster in. Heeft je board een eigen woord, dan heet de knop zo, bijvoorbeeld Nieuwe taak.

Het pijltje rechts op die knop opent meer manieren om iets toe te voegen:

• Nieuw item via formulier: een venster waarin je de naam en de kolommen van deze view invult voordat het item er staat. Verplichte kolommen staan er altijd bij.
• Nieuwe groep: typ een naam en druk op Enter.
• Importeren: items uit een bestand halen (zie verderop).

Zoeken en filteren

• Zoeken: klik erop en typ. Je ziet alleen de items die passen. Esc of Zoeken wissen maakt het veld weer leeg. Wat je zoekt, ziet alleen jij.
• Persoon: kies een of meer personen en zie alleen hun items.
• Filter: filter op elke kolom, met snelle of geavanceerde filters. Het pijltje ernaast opent meteen de geavanceerde filters. Hoe dat werkt, staat in Views, filters en sorteren.

Staat er een filter aan, dan kleurt de knop en zie je het aantal erachter, bijvoorbeeld Filter / 2.

Sorteren, verbergen en groeperen

Deze drie knoppen staan alleen in een tabelview.

• Sorteren: kies een kolom, en daarna Oplopend of Aflopend. Sortering wissen zet de gewone volgorde terug.
• Verbergen: haal het vinkje weg bij kolommen die je in deze view niet wilt zien. De naamkolom blijft altijd zichtbaar. Alle kolommen tonen zet alles terug.
• Groeperen: toon de items per waarde van een kolom, bijvoorbeeld per status of per persoon, in plaats van in de groepen van het board. Bij een datum kies je per dag, week of maand. Met Groepen van het board ga je terug. Onder Binnen elke groep op kun je ook kopjes binnen de gewone groepen maken.

Wat je met deze knoppen en met de filters instelt, geldt eerst alleen voor jou. Met Opslaan in view bewaar je het voor iedereen, en Terugzetten maakt het ongedaan. Op de hoofdtabel heet die knop Opslaan als nieuwe view.

Importeren uit een bestand

Heb je een lijst in Excel of een ander programma? Sla hem op als CSV en importeer hem. Je vindt Importeren onder het pijltje naast Nieuw item, en ook in het menu met de drie puntjes rechtsboven in de kop van het board.

1. Bestand: sleep het bestand in het venster of klik op Bestand kiezen. Een CSV- of TSV-bestand met de kolomnamen in de eerste rij, hooguit 5 MB en 5.000 rijen. Het scheidingsteken herkent Qyveno zelf.
2. Kolommen koppelen: kies per kolom uit je bestand waar hij heen gaat. Eén kolom wordt de Naam van het item. Je kunt ook Nieuwe kolom maken of Niet importeren kiezen. Kies de groep waarin de items komen, of maak een nieuwe.
3. Controle: je ziet per kolom wat niet past, zoals een datum die niet te lezen is. Die cellen blijven leeg. Labels die nog niet bestaan, kun je meteen laten toevoegen.

Klik dan op de knop om de items te importeren. Automatiseringen die afgaan als er een item wordt aangemaakt, lopen niet bij een import. Formules rekenen wel mee.

Exporteren

Klik op de drie puntjes aan het eind van de werkbalk en kies Exporteren. Je krijgt een CSV-bestand met de items die deze view nu toont, dus met je filters en zoekopdracht erin. Dat bestand open je in Excel. Exporteren kan alleen in een tabelview, en alleen als je rol het mag.